Hoe trek ik een moeilijk gesprek weer vlot?

Zweet op je rug, klamme handen, lichte paniek of irritatie? Een schurend en moeilijk gesprek brengt dit soms teweeg. Even tot tien tellen lost het zelfs niet op. Toch zijn er enkele simpele handelingen die verschil kunnen maken in bijvoorbeeld een discussie over de avondklok, tot-11-uur-in-je-bed-blijven-terwijl-je-in-een-toetsweek-zit of wel of niet inenten. De handelingen: Meebewegen, Onderzoeken en Verdragen. Per handeling een korte toelichting op het begrip, met voorbeelden van vragen die je kunt stellen, een reactie of een twist in je denken. Het gesprek vlot weer.

Mijn blouse plakt aan mijn rug. ‘Ik zie geen enkel nut van het maken van deze opdrachten’. Ik zucht. Zachtjes, zodat hij het niet merkt. Wordt dit een moeilijk gesprek? Ik heb het warm, het is einde dag en we ronden een intensieve dag af. In mijn hoofd weeg ik enkele reacties af. Mijn neiging is om Jasper nog eens uit te leggen wat het belang is van het toepassen van het geleerde op de eigen praktijk. Mwah … dat gaat niet helpen. Of kan ik de vraag terugkaatsen? ‘Jasper, wat denk jij dat het nut is van deze opdrachten?’ Deze schiet ik onmiddellijk af. Te flauw en te veel geleid door mijn emoties. Ik realiseer me dat ik niet goed begrijp waar zijn opmerking einde dag vandaan komt. We hebben prikkelende discussies gehad, Jasper toonde zich betrokken richting collega’s en stelde anderen en ook mij veel nieuwsgierige vragen. In mijn hoofd is het opeens helder: ik weet wat ik ga doen!

Moeilijk, moeilijk!

Je bent verwikkeld in een moeilijk gesprek. Het schuurt, stokt, schudt en je ziet geen uitweg. Erger nog: jullie gaan boos uit elkaar en het conflict is daar. Je hebt van alles geprobeerd: rustig tot tien tellen, uitleggen welke oplossing jij ziet, je analyse delen van het probleem, LSD (luisteren, samenvatten en doorvragen) toepassen. Maar echt geholpen, heeft het niet. Soms is het gewoonweg niet zo simpel. Wat kan je doen wanneer je verwikkeld bent in een discussie over de avondklok, tot-11-uur-in-je-bed-blijven-terwijl-je-in-een-toetsweek-zit, wel of niet inenten, wederkerigheid toepassen in het huishouden of de toeslagenaffaire? Hoe maak je een moeilijk gesprek makkelijker?

Meebewegen in een gesprek

Een paar simpele handelingen kunnen verschil maken. Drie praktische voorbeelden. Ten eerste de handeling Meebewegen. In dat geval laat je de ander voorgaan in het gesprek. Je sluit onder andere aan op de vraag, het tempo, de taal, de zienswijze of op dat wat de ander bezighoudt. Een reactie op Jasper zijn opmerking is bijvoorbeeld: ’Vertel, wat houdt je nu bezig?’ Of: ‘Wanneer is een opdracht nuttig voor jou?’ of ‘Hoe wil jij verdergaan na vandaag?’ Je vermijdt een discussie en gaat mee in de beleving van Jasper. Hoe je een gesprek sowieso anders kan starten en hoe je kan reflecteren op jouw Meebewegen lees je hier.

Onderzoeken in een gesprek

Een tweede handeling is Onderzoeken. Een veel voorkomende valkuil in uit de hand gelopen gesprekken, is het ontbreken van een nieuwsgierige en onderzoekende blik. Voor je het weet denk of voel je iets, je veronderstelt het als waar en zit je op een verkeerd spoor. Met als gevolg een geïrriteerde gesprekspartner. Kun je vanuit nieuwsgierigheid en de overtuiging dat je niet alles weet en begrijpt, zonder oordeel en de tijd nemend, naar betekenis zoeken?

De opmerking van Jasper komt voor je gevoel uit de lucht vallen en je merkt irritatie bij jezelf. Wat is er aan de hand? Je weet het niet. Dus het is best logisch om op onderzoek uit te gaan. ‘Wat bedoel je met nut?’ of ‘Welke mogelijkheden zie jij in je werk om hiermee aan de slag te gaan?’ of ‘Hé, ik merk wat irritatie. Vertel!’ Een manier om te Onderzoeken is bijvoorbeeld ook van perspectief te wisselen.

Verdragen in een gesprek

Een laatste en praktische handeling is Verdragen. Niet zo eenvoudig, maar wanneer het lukt, heel effectief. In moeilijke gesprekken heb je vaak aardig wat te Verdragen. Met Verdragen bedoel ik grootmoedig (even) dragen van gevoelens van onder andere niet weten, irritatie, angst, afhankelijkheid, intensiteit, machteloosheid, tijdsdruk of ambivalentie. Je laat het proces bij de ander, ondersteunt en schenkt vertrouwen om tot een volgende stap te komen. Bij Jasper voelde ik irritatie bij zijn opmerking, ik ervaarde ook tijdsdruk zo op het eind van de dag. Een discussie over het nut van opdrachten, brengt de eindtijd misschien in gevaar.

In het gesprek met Jasper, moet ik even wat Verdragen. Dat is vooral een intern proces. Ik signaleer mijn irritatie, parkeer de tijdsdruk en laat beide even voor wat het is. Ik Verdraag om me vervolgens te richten op Jasper en me af te vragen wat ik wil weten of begrijpen. Meer voorbeelden?

Was dit nuttig voor je? Deel het gerust zodat we met elkaar gesprekken vlot kunnen trekken, conflicten oplossen en genieten van een verrassend mooi gesprek.

Ik schrijf je een brief

‘Zoals beloofd, schrijf ik je een brief. Enerzijds is het deels een weergave van het gesprek en deels zijn het mijn reflecties achteraf. Doel is dat het mij helpt nog eens helder en scherp naar ons gesprek terug te kijken en hopelijk helpt het jou om het gesprek te ‘pakken & vatten’. Schrijf me gerust terug.’

Zo begon mijn eerste brief aan een coachee. Een experiment. Wel een die, achteraf gezien naar onze mening, geslaagd was.

Waarom een brief?

We schrijven wat af. Mails vooral, notities voor in dossiers, aantekeningen voor jezelf, verslagen. Veel tekst, formeel en vaak eenzijdig. Of we gaan voor extreem korte tekstberichten. Informeel meestal, meerzijdig, weinig reflectief. Hoe mooi is dan een brief.

Waarom een brief vraag je je misschien af. Ik kwam op het idee vanwege een artikel over het gebruik van brieven in therapeutische sessies. Daar werd het als instrument ingezet, in alle openheid richting cliënt en dus buiten het dossier, met als doel houvast en inspiratie te bieden.

Vroeger

Ik dacht terug aan mijn brieven die ik vroeger schreef aan mijn nicht. Het ging over de gebeurtenissen van die week, doorspekt met humor, mijn gedachten ter plekke, vragen die ik nog niet had durven stellen, idiote ideeën. Iedere brief terug was een cadeau, mooi en grappig tegelijk.

Nu

De brieven die ik schreef aan de coachee, eerst nog digitaal, maar later op papier, bevatte elementen uit het gesprek, soms opnieuw gehusseld, aangevuld met ideeën, vragen en bespiegelingen. Ik betrapte me erop dat ik soms achteraf de onderwerpen in een ander licht zag, ik ontdekte patronen in mijn aantekeningen die ik op het moment van het gesprek nog niet zag of hoorde en dat riep tijdens het schrijven vragen bij me op, die ik vervolgens opschreef. Ik ontdekte weer hoe ik vroeger schreef, intuïtief zaken laten opborrelen, relevant voor de coachee en deze direct toevertrouwen aan het papier. Het creëert een andere vorm van intimiteit, waardevol en warm.

Help een brief

Het werd zowaar ook hilarisch. Het bedrijf in kwestie kreeg sinds lange tijd een geschreven brief. De management-assistente was gewend alles te scannen. Maar hier rees toch twijfel. Uiteindelijk is de brief opnieuw in een envelop geduwd en naar het prive-adres gestuurd. Wij moesten erom lachen. De coachee zei het volgende over de ontvangen en verstuurde brieven: ‘Schrijven gaat veel langzamer. Dat was natuurlijk deels frustrerend…….., maar voor dit soort onderwerpen is het eigenlijk wel goed als je even wat rust neemt om over dingen na te denken…… Ditzelfde gebeurde ook bij het lezen van de brieven, dat kost meer tijd maar dringt beter tot je door. Ik zou bijna weer postpapier gaan kopen!’

Talent laten groeien-deel 3

Wanneer je vastloopt, neem een afslag.

Talent kun je betrekkelijk eenvoudig laten groeien. Vandaag deel 3 met de 3 beste tips die jou helpen om op de lange termijn progressie te blijven boeken.

Omarm herhaling

Bezie herhaling niet als saai, maar als de meest impactvolle oefening. Het maakt je neurale weg sneller en accurater, je talent groter.

‘Take 63: Nog 1 keer graag deze scene’, zegt Charlie.

‘Ok, ik pak met rechts de laars, breng het naar mijn mond en eet het hongerig op’.

‘Inderdaad’, zegt Charlie. ‘Let op: hij is warm, want je hebt de laars eerst gekookt’.

Voor de meeste films geldt dat er meerdere takes genomen worden, voordat een scene goed wordt bevonden. Charlie Chaplin nam 63 takes voordat hij tevreden was over de wijze waarop zijn karakter de laars opat. In werkelijkheid was dit een klomp drop. Wat hier feitelijk gebeurt is dat de synapsen in je hersenen versterken omdat ze steeds opnieuw worden geactiveerd. Hierdoor slijpen patronen zich in het netwerk in.

Leer je vaardigheid aan anderen

Door jouw nieuw verworven vaardigheid uit te leggen aan anderen, of het voor te doen, word je gedwongen het werkelijk te doorgronden. Wat is de volgorde van stappen, waarom is dit aspect belangrijk, hoe leg ik dat helder uit?

‘Ik laat je nu zien hoe je een rollenspel kan opstarten en begeleiden. Sinds vorige week heb ik dat echt in de vingers’.

‘Mooi, ik heb er zin in. Wat is stap 1?’

‘Allereerst…….’.

In het dagelijks leven komen we rollen tegen zoals: de coach-de-coach, de train-de-trainer of de assistent voetbaltrainer. Zodra je zelf net de vaardigheid in de vingers hebt, mag je dit overbrengen aan anderen. Wanneer je namelijk vertrouwde vaardigheden op een nieuwe manier gaat toepassen, creëer je nieuwe verbindingen in je hersenen, waardoor ze effectiever gaan functioneren. Zoals een fysieke work-out zorgt voor sterkere spieren, zo zorgt een mentale work-out voor verbindingen en daarmee een versterkt netwerk en een groter talent.

Wanneer je vastloopt, neem een afslag

Soms stokt de progressie. Heel irritant. Je was namelijk net zo lekker op weg naar die snellere tijd op je fiets, meer aanslagen per minuut op je laptop of meer opgeloste sudoku’s per uur. Neem dan een afslag.

‘Aaargh’. Sven trekt zijn muts gefrustreerd over zijn oren. ‘Had ik net de afzet en bijhaal in balans in de bocht, ben ik mijn armzwaai weer kwijt’.

Rintje drukt zijn schaatsen hard in het ijs en komt tot stilstand naast hem. Hij lacht.

‘Man, we gaan een bochtje vogeltjesdans doen. Even je armen anders gebruiken’.

Ga achterstevoren op je moutainbike zitten, oefen met een andere taal op je laptop, los de sudoku op in bad met een duikbril. Doe het vooral iets anders om zo het juiste neurale pad te vinden dat leidt tot progressie van jouw talent.

Deze tips heb ik niet zelf verzonnen, maar zijn door mij geselecteerd uit het boek “The Litte Book of Talent – 52 tips for improving skills” van Daniel Coyle. Deel 1 van mijn blog biedt tips om gemotiveerd te raken je talent verder te ontwikkelen. Deel 2 bevat tips om in korte tijd maximale progressie te boeken.

Wil je in jouw organisatie meer ruimte geven aan talent? GRAS Organisatieontwikkeling levert denk- en executiekracht.

Spitsuur – contextueel leiderschap in turbulente tijden – Freek Peters